Sistematización

Se denomina sistematización al proceso por el cual se pretende ordenar una serie de elementos, pasos, etapas, etc., con el fin de otorgar jerarquías a los diferentes elementos.

La palabra 'sistematización' proviene de la idea de sistema, de orden o clasificación de diferentes elementos bajo una regla o parámetro similar. La sistematización es, entonces, el establecimiento de un sistema u orden que tiene por objetivo permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga que alcanzar. La sistematización se puede aplicar en los ámbitos científicos y académicos pero también hay muchas situaciones de la vida cotidiana que implican cierta sistematización a modo de lograr un objetivo específico.

La sistematización no es otra cosa que la conformación de un sistema, de una organización específica de ciertos elementos o partes de algo. Ya que un sistema es un conjunto de reglas, métodos o datos sobre un asunto que se hayan ordenados y clasificados, llevar a cabo un proceso de sistematización será justamente eso: establecer un orden o clasificación.

La idea de sistematización se relaciona muy claramente con los espacios científicos o académicos de investigación. Esto es así porque todo proceso investigativo debe contar con una estructura o sistema de pasos que respetar y seguir a fin de obtener resultados particulares. La sistematización del proceso de investigación implica a futuro la facilitación de los resultados esperados ya que el investigador actuante sabrá más o menos cómo actuar en cada situación específica.

Sin embargo, la noción de sistematización también está presente en muchos aspectos y momentos de la vida cotidiana aunque uno no se dé cuenta de ello. En este sentido, un acto tan simple como por ejemplo usar una agenda es sin duda alguna un modo de sistematizar nuestro uso del tiempo de acuerdo a nuestras necesidades y preferencias. Cuando varias personas conviven juntas en una misma vivienda, la sistematización se puede hacer presente a través de la organización de las tareas de la casa y cuál corresponderá a quién. Esto también puede darse en el ámbito laboral, escolar e incluso en ámbitos formales como reuniones con amigos o familia.

Sistematización en los Archivos 

La sistematización del fondo documental en los archivos se lleva a cabo aplicando las operaciones archivísticas, las cuales, comprenden los pasos que hemos de seguir para la organización, conservación y recuperación de lo documentos, entre ellas podemos enumerar las siguientes: 

1. Clasificación consiste en separar o dividir un conjunto de documentos estableciendo clases o grupos, es decir, agrupar jerárquicamente los documentos del fondo, estableciendo clases desde los más amplio a los más específicos.

La clasificación puede se: Funcional, orgánica, por asunto o materia.

Esta operación nos permite crear el Cuadro de Clasificación, que es un instrumento indispensable en los archivos y refleja las actividades de la organización, permitiendo ubicar de forma rápida y precisa el contenido del fondo documental.

2. Ordenación permite unir un conjunto de documentos relacionándolos unos con otro de acuerdo con una unidad de orden preestablecida, esta operación es posterior a la clasificación y se aplica a cada clase o serie determinada.

la ordenación puede ser: Cronológica, alfabética, numérica o alfanumérica.

3. Descripción es la operación  que facilita la búsqueda de la información en el archivo, para poderse aplicar es indispensable clasificar y ordenar previamente.

los objetivos de la descripción son: Recuperar la información de manera fácil y rápida; tener control de los documentos y apoyar las actividades del archivo.